Sevk İrsaliyesi ve Taşıma Belgeleri: Yük Verenin Hazırlaması Gerekenler

Sevk irsaliyesi, bir malın bir yerden başka bir yere gönderilmesi sırasında malla birlikte bulunması gereken temel belgedir. Yük verenlerin çoğu irsaliyeyi rutin bir evrak olarak görür; oysa eksik ya da hatalı düzenlenmiş bir irsaliye, yolda yaşanacak bir denetimde, teslimde çıkacak bir sayım farkında ya da hasar talebinde ciddi sorunlara yol açabilir. Bu rehberde sevk irsaliyesini ve diğer taşıma belgelerini, yük veren olarak hazırlamanız gerekenler açısından anlatıyoruz.

Not: Belge düzenleme yükümlülükleri, e-belge geçiş şartları ve süreler vergi mevzuatına göre zaman içinde değişebilir. Bu yazı genel bir yol gösterici niteliğindedir; kendi işletmenize özel yükümlülükler ve güncel kurallar için mali müşavirinize danışın ya da resmi kaynakları takip edin.

Sevk İrsaliyesi Nedir?

Sevk irsaliyesi, malın satıcıdan alıcıya ya da işletmenin bir biriminden diğerine gönderildiğini gösteren ve mal yoldayken onunla birlikte bulunan belgedir. Malın cinsini, miktarını, gönderen ve alıcı bilgilerini, sevk tarihini ve taşıma bilgilerini içerir. Fatura henüz düzenlenmemiş bir malın sevkini belgelemek, malın nereden nereye ve kimin adına taşındığını göstermek için kullanılır.

Sevk irsaliyesi yalnız satış amacıyla değil; bir depodan diğerine aktarma, fasona gönderme, tamire gönderme, fuara ya da sergiye gönderme gibi durumlarda da düzenlenir. Yani malın el değiştirmesi değil, fiziksel olarak taşınması belgenin konusudur.

Sevk irsaliyesinde hangi bilgiler bulunur?

• Düzenleyen işletmenin unvanı, adresi, vergi dairesi ve numarası
• Alıcının unvanı ve adresi
• Belgenin seri numarası, düzenlenme tarihi ve fiili sevk tarihi
• Malın cinsi ve miktarı (adet, kilogram, palet, koli gibi)
• Gerektiğinde taşıyan aracın plakası ve şoför bilgisi

Hangi alanların zorunlu olduğu ve belgenin şekli mevzuata göre belirlenir; düzenlediğiniz belgelerin güncel kurallara uygun olduğunu mali müşavirinizle teyit edin.

E-İrsaliye Nedir, Kağıt İrsaliyeden Farkı Ne?

E-irsaliye, sevk irsaliyesinin elektronik ortamda düzenlenen, iletilen ve saklanan biçimidir. Belirli şartları taşıyan mükellefler için e-irsaliyeye geçiş zorunlu tutulmuştur; bu şartlar ve geçiş tarihleri zaman içinde güncellenebildiği için işletmenizin kapsamda olup olmadığını mali müşavirinize sormanız gerekir.

E-irsaliyenin araçta nasıl bulundurulacağı, yolda denetimde neyin ibraz edileceği gibi konularda da güncel uygulamayı mali müşavirinizden öğrenin ve taşıyıcıya baştan bildirin.

Taşıma İrsaliyesi Nedir? Sevk İrsaliyesinden Farkı

Sevk irsaliyesi ile taşıma irsaliyesi sık karıştırılır. Aradaki temel fark, belgeyi kimin düzenlediğidir:

• Sevk irsaliyesi: Malın sahibi ya da gönderen, yani yük veren tarafından düzenlenir. Malın kime ve nereye gönderildiğini gösterir.
• Taşıma irsaliyesi: Taşıma işini ücret karşılığında yapan taşıyıcı tarafından düzenlenir. Taşıma hizmetinin kim tarafından, hangi araçla ve kimin adına yapıldığını gösterir.

Ücretli bir taşıma yapıldığında malın yanında hem yük verenin sevk irsaliyesi ya da faturası hem de taşıyıcının taşıma irsaliyesi bulunabilir. Taşıyıcının hangi durumda taşıma irsaliyesi düzenleyeceği ve hangi istisnaların olduğu mevzuatta belirlenir; bu nedenle taşıyıcınızın belgelerini düzenli tuttuğundan emin olun.

Fatura, İrsaliyeli Fatura ve Sevk İrsaliyesi Arasındaki Fark

Satış amacıyla gönderilen mallarda irsaliye yerine ya da irsaliyeyle birlikte fatura da gündeme gelir. Üç belge arasındaki farkı bilmek, yükleme günü eksik evrakla karşılaşmamanızı sağlar:

Fatura

Satılan malın ya da yapılan hizmetin bedelini gösteren belgedir. Mal ile birlikte gönderildiğinde sevk irsaliyesinin işlevini de görebilir; bu durumda ayrıca irsaliye düzenlenmesi gerekmeyebilir. Bu konuda işletmenize uygun uygulamayı mali müşavirinizle netleştirin.

İrsaliyeli fatura

Fatura ve sevk irsaliyesinin tek belgede birleştirilmiş biçimidir. Satış ile sevkiyatın aynı anda yapıldığı durumlarda pratik bir çözümdür.

Sevk irsaliyesi

Fatura henüz düzenlenmeden malın sevk edildiği ya da satış dışında bir amaçla taşındığı durumlarda kullanılır. Fatura daha sonra düzenlenir.

Nakliye hizmeti için taşıyıcının size kestiği faturada vergi kesintisi gibi konular da gündeme gelebilir; bu konuda genel bilgi için nakliye tevkifatı yazısına bakabilir, güncel oran ve sınırlar için mali müşavirinize danışabilirsiniz.

Diğer Taşıma Belgeleri: Hangi Yükte Ne Gerekir?

İrsaliye ve faturanın yanında, yükün türüne ve taşımanın niteliğine göre başka belgeler de gerekebilir. Aşağıdaki tablo yaygın belgeleri ve kullanım alanlarını özetler:

Çeki listesinin nasıl hazırlandığını çeki listesi nedir yazısında, uluslararası taşımalarda kullanılan sözleşme belgesini ise CMR belgesi nedir yazısında anlattık. Gümrük işlemlerine konu olan yüklerde antrepo ve gümrük süreçleri hakkında genel bilgi için antrepo nedir yazısına göz atabilirsiniz; bu işlemler için bir gümrük müşaviriyle çalışmanız gerekir.

Yük Verenin Hazırlaması Gerekenler: Kontrol Listesi

Yükleme günü araç kapıya geldiğinde belgelerin hazır olması, hem beklemeyi önler hem de yolda yaşanabilecek sorunların önüne geçer. Aşağıdaki listeyi her sevkiyat öncesinde kullanabilirsiniz:

1. Sevk irsaliyesi veya fatura: Malın cinsi, miktarı, alıcı bilgileri doğru ve eksiksiz mi?
2. Araç bilgileri: Plaka ve şoför bilgisi irsaliyeye işlendi mi, gelen araçla aynı mı?
3. Çeki listesi: Çok kalemli sevkiyatlarda palet ve koli bazında içerik listesi hazır mı?
4. Kantar fişi: Tonajla fiyatlanan yüklerde tartım yapıldı mı, fiş araçta mı?
5. Yüke özel belgeler: Gıda, hayvan, kimyasal ya da tehlikeli madde gibi yüklerde gereken belgeler tamam mı?
6. Taşıma mutabakatı: Fiyat, teslim tarihi ve şartlar iki tarafça onaylandı mı?
7. Belge kopyaları: Belgelerin bir kopyası sizde, bir kopyası araçta mı? Elektronik belgelerin görüntüsü şoföre iletildi mi?
8. Alıcı bilgilendirmesi: Alıcıya sevkiyat bilgisi, araç plakası ve tahmini varış zamanı iletildi mi?

Belgelerde Sık Yapılan Hatalar ve Sonuçları

Belgelerdeki küçük hatalar, büyük sorunlara dönüşebilir. En sık karşılaşılan hatalar şunlardır:

• Miktarın yanlış yazılması: İrsaliyedeki palet ya da koli sayısı yüklenenle uyuşmadığında teslimde eksik tartışması çıkar ve kimin hatası olduğunu kanıtlamak zorlaşır.
• Malın cinsinin belirsiz yazılması: "Muhtelif malzeme" gibi genel ifadeler denetimde ve hasar sürecinde sorun yaratabilir.
• Plakanın işlenmemesi ya da yanlış işlenmesi: Araç değiştiğinde irsaliyenin güncellenmemesi belgeyle aracın uyuşmamasına yol açar.
• Belgenin araçta olmaması: Yolda bir denetimde belgenin ibraz edilememesi, aracın bekletilmesine ve yaptırımlara yol açabilir.
• Teslim belgesinin kontrolsüz imzalanması: Alıcının yükü saymadan ve incelemeden imza atması, sonraki itirazları zayıflatır.

Yolda yapılabilecek denetimler ve belge eksikliğinin yaptırımları mevzuata göre değişebildiği için güncel bilgiyi resmi kaynaklardan takip edin.

Teslimde Belgelerin Rolü

Teslim anı, belgelerin en çok işe yaradığı andır. Alıcı, irsaliyedeki miktar ile teslim edilen yükü karşılaştırır; uyum varsa teslimi onaylar, eksik ya da hasar varsa bunu belgeye şerh olarak yazar. Bu kayıt, taşıyıcının sorumluluğunun değerlendirilmesinde ve emtia sigortası varsa tazminat sürecinde temel dayanaktır.

Teslimde dikkat edilmesi gerekenleri ayrıntılı olarak yükleme ve boşaltmada dikkat edilmesi gerekenler rehberinde anlattık. Hasar durumunda sigortanın nasıl işlediğini ise emtia sigortası nedir yazısında bulabilirsiniz.

Belgeleri ne kadar saklamalısınız?

Sevk irsaliyesi, fatura ve taşıma belgeleri vergi mevzuatı kapsamında belirli süre saklanması gereken belgelerdir. Saklama süresi ve şekli için mali müşavirinizin yönlendirmesine uyun. Ayrıca teslim tutanakları, fotoğraflar ve yazışmalar da olası bir anlaşmazlıkta kullanılmak üzere düzenli olarak arşivlenmelidir.

Düzenli Sevkiyat Yapan İşletmeler İçin Belge Düzeni Nasıl Kurulur?

Her hafta birden fazla araç yükleyen bir işletmede belge hazırlığı, kişisel dikkate bırakılmayacak kadar önemlidir. Belge sürecini bir rutine bağlamak hem hataları azaltır hem de yükleme süresini kısaltır.

Sorumluluğu netleştirin

İrsaliyeyi kimin düzenleyeceği, yüklemede sayımı kimin yapacağı ve belgeyi şoföre kimin teslim edeceği belli olmalıdır. Belgeyi düzenleyen kişi ile yükü sayan kişinin aynı bilgiyi kullandığından emin olun; depo sayımı ile muhasebe kaydı arasındaki farklar, irsaliyedeki hataların en sık kaynağıdır.

Araç bilgisini erken alın

Gelecek aracın plaka ve şoför bilgisini yükleme gününden önce almak, irsaliyeyi araç gelmeden hazırlamanızı sağlar. Böylece araç kapıda belge beklemez ve bekleme kaynaklı ek maliyet riski ortadan kalkar.

Şablon ve kontrol listesi kullanın

Sık gönderdiğiniz ürünler için malın cinsini tutarlı ve açık şekilde yazan bir şablon kullanın. Yukarıdaki kontrol listesini her sevkiyatta uygulamak, belge eksikliği nedeniyle aracın bekletilmesini ve teslimde çıkacak tartışmaları büyük ölçüde önler.

YükYolda ile Belgeli ve Kayıtlı Taşıma

YükYolda, Türkiye genelinde yük veren ile tır ve kamyon sahibi taşıyıcıyı buluşturan dijital bir yük ve nakliye platformudur. Sevk irsaliyesi ve fatura gibi belgeleri yük veren olarak siz düzenlersiniz; YükYolda ise taşımanın kendisini şu adımlarla organize eder:

• Yükünüzü site formu, telefon, WhatsApp ya da firma paneli üzerinden alır.
• Ağındaki binlerce taşıyıcı arasından yükünüze uygun aracı bulur ve plaka-şoför bilgisini irsaliyenize işleyebilmeniz için sizinle paylaşır.
• Fiyatı netleştirir ve şartları iki tarafın onayladığı bir taşıma mutabakatına (sözleşme) bağlar.
• Yükleme, yol ve teslim sürecini takip eder.

Böylece vergi belgelerinizin yanında, taşımanın şartlarını gösteren yazılı bir mutabakata da sahip olursunuz. Sürecin tamamını görmek isterseniz yük nasıl verilir adım adım rehberine göz atabilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular

Sevk irsaliyesini kim düzenler?

Sevk irsaliyesini malı gönderen taraf, yani genellikle malın sahibi olan yük veren düzenler. Taşımayı ücret karşılığında yapan taşıyıcı ise kendi adına taşıma irsaliyesi düzenler. Malın yanında hangi belgelerin bulunması gerektiği, sevkin amacına ve işletmenizin e-belge yükümlülüklerine göre değişebileceği için mali müşavirinizle birlikte belirlemeniz önerilir.

Fatura ile gönderilen malda ayrıca sevk irsaliyesi gerekir mi?

Mal, faturası düzenlenmiş olarak ve fatura ile birlikte gönderiliyorsa fatura çoğu durumda irsaliyenin işlevini görür ve ayrıca irsaliye düzenlenmesi gerekmeyebilir. İrsaliyeli fatura da bu amaçla kullanılır. Ancak uygulama, belgenin türüne ve işletmenizin e-belge durumuna göre farklılık gösterebileceği için kendi durumunuzu mali müşavirinizle teyit edin.

E-irsaliye kullanıyorsam araçta kağıt belge bulunmalı mı?

E-irsaliye elektronik ortamda düzenlenip iletilir, ancak yolda bir denetimde belgenin nasıl ibraz edileceği konusunda uygulamaya ilişkin kurallar vardır ve bu kurallar güncellenebilir. Şoförün belgenin çıktısını ya da elektronik görüntüsünü yanında bulundurması pratikte işleri kolaylaştırır. Güncel uygulamayı mali müşavirinizden öğrenip taşıyıcıya bildirmeniz önerilir.

Araç değişirse irsaliyede ne yapılmalı?

Yüklemeden önce araç değiştiyse irsaliyeye yeni aracın plakası ve şoför bilgisi işlenmelidir. Belgedeki bilgilerle yükü taşıyan aracın uyuşmaması, yolda denetimde ve teslimde sorun yaratabilir. Yol sırasında aktarma gibi bir durum söz konusuysa bunun nasıl belgeleneceğini mali müşavirinizle ve taşıyıcıyla önceden konuşun.

Teslimde irsaliyedeki miktar ile gelen yük uyuşmazsa ne olur?

Alıcı, teslim belgesini imzalamadan önce eksikliği ya da fazlalığı belgeye şerh olarak yazmalı ve durumu fotoğraflamalıdır. Ardından gönderen ve taşıyıcı yazılı olarak bilgilendirilmelidir. Yükleme sırasında palet ve koli sayısının şoförle birlikte sayılıp irsaliyeye işlenmesi, bu tür durumlarda farkın nerede oluştuğunun anlaşılmasını kolaylaştırır.

YükYolda irsaliye veya fatura düzenliyor mu?

Hayır, malınıza ait sevk irsaliyesi ve fatura gibi belgeleri yük veren olarak siz düzenlersiniz. YükYolda yükünüze uygun aracı bulur, plaka ve şoför bilgisini sizinle paylaşır, fiyatı netleştirir, şartları iki tarafın onayladığı taşıma mutabakatına bağlar ve süreci takip eder. Taşıma irsaliyesi gibi taşıyıcıya ait belgeler ise taşıyıcı tarafından düzenlenir.

Belgeleriniz Hazırsa Yükünüzü Bildirin

Doğru düzenlenmiş bir sevk irsaliyesi ve yazılı bir taşıma mutabakatı, yükünüzü yola güvenle çıkarır. Yükünüzü YükYolda yük bildirme formundan iletin ya da 0 537 499 59 10 numarasından telefon veya WhatsApp ile ulaşın; uygun aracı bulalım, fiyatı netleştirelim ve taşımayı iki tarafın onayladığı mutabakatla başlatalım.